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Todoist ist eine ziemlich praktische und nützliche Software, die ich seit einigen Jahren zum Managen meiner Aufgaben verwende. Todoist steht kostenlos zur Verfügung und kann von überall her mit Internetzugang verwendet werden.

Heute zeige ich euch, wie ich sie in meinem Alltag verwende.

Aufgaben Braindump

Zuerst wähle ich den Eingang aus und erfasse alle Aufgaben, die mir im Kopf herum schwirren. Es gibt kaum etwas erfrischenderes als das Chaos im Oberstübchen auf „Papier“ zu bekommen.

Fügt einfach einen neuen Task für jede Aufgabe hinzu, die ihr erledigen müsst/ könnt/ sollt.

Fälligkeitstermine setzen

Als nächstes füge ich jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hinzu, sofern eines nötig ist. Müsst ihr eine Hausarbeit abgeben? Setzt das entsprechende Datum. Muss die Wäsche bis morgen erledigt werden? Dann setzt den Termin auf morgen.

Bei einem realistischen Braindump sind meistens Aufgaben enthalten, die nicht sonderlich dringend oder wichtig sind. Diesen füge ich auch kein erzwungenes Datum hinzu, sondern kümmere mich darum, wann immer ich Zeit dafür habe. Oder ich streiche sie komplett von der Liste.

Habt ihr einer Aufgabe eine Frist gegeben, dann wird diese auf der rechten Seite des Tasks angezeigt. Ich finde es besonders ansprechend, dass Termine für den heutigen und morgigen Tag mit diesen Wörtern beschrieben werden, während längere Fristen in Datumsform angezeigt werden.

Ihr könnt Termine für eure Aufgaben hinzufügen, indem ihr auf das Kalendersymbol rechtes neben eurem Task klickt und entweder einen der vorgeschlagenen Daten oder das entsprechende Datum im Kalender auswählt. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Frist in Textform einfach eurem Aufgabentext hinzuzufügen. Todoist interpretiert Textelemente als Fälligkeitsangaben. Aus der Eingabe „Wäsche waschen heute um 8 Uhr“ wird automatisch ein Termin für heute um 8 Uhr eingetragen. Ziemlich cool, oder?

Wiederkehrende Aufgaben

Ein weiteres unglaublich hilfreiches Feature sind wiederkehrende Aufgaben. Wäre es nicht hilfreich jeden Freitag an die geplante Wochenplanung erinnert zu werden? Oder auf die tägliche Meditation aufmerksam gemacht zu werden? Todoist ermöglicht genau dies!

Am einfachsten geht dies, indem ihr die entsprechende Anweisung eurer Aufgabenbeschreibung anfügt. Wie bei Fälligkeitsdaten interpretiert Todoist auch hier gewisse Schlagwörter.

Schreibt ihr beispielsweise „Wochenplanung jeden Freitag um 17 Uhr“, dann kreiert ihr eine Aufgabe, die jeden Freitag in eurer Aufgabenliste erscheint. Falls ihr diese Umwandlung nicht möchtet, dann wird mit Drücken der Backspace-Taste am Ende der roten Markierung aus dem Datum erneut ein einfacher Text (ihr erkennt dies am Verschwinden der speziellen roten Markierung).

Eine wiederkehrende Aufgabe erkennt ihr an den zwei, einen Kreis formenden Pfeilen, die neben dem Fälligkeitsdatum erscheinen.

Wochen- und Tagesübersichten

Um einen Überblick der anstehenden Aufgaben mit Fälligkeitstermin zu erhalten könnt ihr entweder die Menüeinträge „Heute“ oder „Nächste 7 Tage“ auswählen.

„Nächste 7 Tage“ finde ich sehr hilfreich wenn ich meine Wochenplanung in Angriff nehme. Durch diesen Überblick weiß ich genau, was bereits eingeplant ist und wo ich Lücken auffüllen kann.

Die Tagesübersicht verwende ich eigentlich jeden einzelnen Tag, denn dadurch arbeite ich fokussierter. Und ich starre nicht einen Haufen Aufgaben an, die ich in der jeweiligen Woche erledigen muss. Hilft gegen das Gefühl von Überwältigung.

Prioritäten

Falls ihr eine ganze Wagenladung verschiedener Aufgaben vor euch habt, dann könnt ihr euch mit dem Verteilen von Prioritäten helfen. Die Aufgaben werden danach sortiert und ihr könnt sie einfach von oben nach unten abarbeiten.

Prioritäten fügt ihr über das Klicken des „…“ Buttons neben der Datumsoption hinzu. Zur Auswahl stehen die Prioritäten 1, 2 und 3, welche die Aufgaben respektive mit den Farben rot, orange und gelb markieren. Für gewöhnlich verwende ich eine Priorität für mehrere Aufgaben, denn ich habe einfach so viele, dass ich anders nicht zurecht komme und dadurch auf jeden Fall die wichtigsten zuerst erledige.

Projekte

Wahrscheinlich geht es euch ähnlich wie mir und ihr habt ziemlich viele Aufgaben in unterschiedlichen Bereichen zu erledigen. All diese in den Eingang zu werfen finde ich verwirrend und unübersichtlich. Zwar schreibe ich dort alle Aufgaben herunter, doch sortiere ich diese anschließend in die entsprechenden Projekte.

Ihr könnt Projekte für jedes beliebige Thema erstellen. Ich hatte bereits welche für bestimmte Arbeitsprojekte, für mein Unternehmen im Allgemeinen, für meine Self-Care-Routinen und einiges mehr. Zumindest würde ich euch empfehlen zwischen persönlichem und geschäftlichem zu unterscheiden.

Um die Identifikation einzelner Projekte zu vereinfachen könnt ihr diesen bestimmte Farben zuordnen und sie per Drag-and-Drop nach Belieben anordnen.

Das Gleiche gilt für eure Aufgaben. Ihr könnt sie einfach per Drag-and-Drop von eurem Eingang in das jeweilige Projekt oder zwischen Projekten verschieben, was äußerst nützlich ist.

Karma

Als kleine Motivationshilfe benutzt Todoist das Karmasystem. Für die Vollendung jeder Aufgabe verdient ihr euch Karmapunkte. Erledigt ihr eine Aufgabe nicht zur angegebenen Zeit, dann verliert ihr Punkte. Auf diese Weise habt ihr eine zusätzliche Kontrolle und erledigt eure Aufgaben hoffentlich fristgerecht.

In den Einstellungen könnt ihr individuell festlegen, was euer Tagesziel sein soll und ihr könnt den Urlaubsmodus einschalten, um während dieser Zeit keine Punkte zu verlieren.

Falls ihr euch von diesem System gestresst fühlt, könnt ihr es auch vollständig ausschalten oder einige Tage der Woche definieren, während derer ihr keine Punkte verlieren könnt.

Ob und wie ihr diese Funktion nutzen wollt ist vollkommen euch selbst überlassen. Ich persönlich mag sie ziemlich gerne.

Das war’s für heute. Ich hoffe ihr habt etwas Inspiration gewinnen können und gebt Todoist eine Chance. Ich möchte es nicht mehr missen und kann es wirklich nur wärmstens empfehlen.

Lasst uns wissen, wie ihr es findet!

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