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Ich bin sicher, ihr habt schon einmal von Trello gehört oder verwendet es sogar selbst. Es ist eine webbasierte Applikation, mit der man flexibel Listen erstellen und verwalten kann. Die damit einhergehende Flexibilität ist Stärke und Schwäche in einem, denn einerseits habt ihr so die größtmögliche Freiheit, andererseits kann es jedoch schwierig sein, tatsächliche Anwendungsfälle zu finden. Glücklicherweise benutzen es heute viele Leute, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen, und wir können uns von ihnen inspirieren lassen.

Ich benutze Trello unter anderem, um den Überblick über meine Buchprojekte zu behalten und ich möchte nicht mehr darauf verzichten. Lasst mich euch zeigen, wie ich es verwende.

Initialer Aufbau

Nach Erstellen eines neuen Boards startet ihr mit einer leeren Seite, die wir sogleich mit einigen hilfreichen Listen füllen.

Die größten Vorteile von Trello liegen einerseits in dessen Anpassungsfähigkeit und andererseits in der Möglichkeit einzelne Listenelemente per Drag&Drop von einer Liste auf eine andere zu verschieben. Das heißt ihr könnt Listenelemente hin und her bewegen, wie es euch beliebt. Yay!

Habt ihr schonmal etwas mit Kanban zu tun gehabt? Kurz gesagt ist eine eine Art Projektmanagement, welches starken Fokus auf Visualisierung der To-Dos und deren Weg zur Umsetzung legt. Ich verwende die eine oder andere Variante von Kanban seit einigen Jahren und für eine visuell orientierte Person wie mich ist es beinahe unschlagbar. In seiner einfachsten Form besteht ein Kanban Board aus drei Spalten – Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt. In diese Spalten kommen eure To-Dos wie ‚Geschirr waschen‘ oder ‚Präsentation vorbereiten‘. Doch hier ist die Sache: Diese To-Dos müssen sich zwischen den Spalten bewegen lassen. Falls ihr an einer analogen Variante interessiert seid, könnt ihr auf Post-It Notizen oder auf eine Korktafel und Reiszwecke zurückgreifen. Falls ihr eine digitale Version bevorzugt… benutzt Trello!

Ich habe den klassischen Aufbau an meine eigenen Bedürfnisse angepasst und nutze für Buchprojekte typischerweise vier Spalten:

  • Aufgabenliste: Eine Liste aller Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Sie kann wenn nötig beliebig erweitert werden.
  • Diese Woche: Hier befinden sich alle To-Dos, die ich in besagter Woche erledigen möchte.
  • In Bearbeitung: Hierhin kommen Aufgaben dieser Woche, die ich begonnen habe zu bearbeiten.
  • Erledigt: Dies beinhaltet logischerweise alle To-Dos, die ich abgeschlossen habe. Juhu!

Ich mag es, eine Übersicht über alle Aufgaben zu haben, weshalb ich die ‚Aufgabenliste‘ habe. Keine Ahnung, wie es euch geht, aber ich tendiere dazu ein gewisses Maß an Anspannung zu haben, wenn ich kein Gefühl für das ganze Projekt habe.

Ihr könnt diese Listen natürlich jederzeit an eure eigenen Anforderungen anpassen. Vielleicht arbeitet ihr mit einem täglichen oder monatlichen Fokus, dann nennt die Listen doch einfach in ‚Dieser Tag‘ oder ‚Dieser Monat‘ um.

Füllen der Aufgabenliste

Wenn ihr euer Board mit den entsprechenden Listen versehen habt, dann könnt ihr euch daran machen eure Aufgabenliste zu füllen. Jeder Autor und jede Autorin hat ihren eigenen Ansatz, wie sie das Buch schreiben, also wühlt euch durch euer Hirn und formuliert eure Prozesse in umsetzbare Schritte um. Ich habe für mich feststellen müssen, dass kleinere Aufgaben immer besser sind als umfangreichere, denn sie überwältigen weniger und euer Fokus ist ebenfalls klarer.

Natürlich könnt ihr weitere Aufgaben hinzufügen, wenn ihr eine fehlende bemerkt. Ihr könnt sie außerdem, wann immer nötig, neu arrangieren. Zieht die entsprechenden To-Dos einfach dahin wo ihr sie haben möchtet.

Kategorisiert Aufgaben mit Labels

Ihr könnt Labels zu euren Aufgaben hinzufügen, die durch eine Farbe gekennzeichnet sind. Da ich, wie bereits erwähnt, eine sehr visuelle Person bin, erleichtert mir diese weitere Kategorisierung den Überblick zu behalten. Ihr könnt diese Labels finden, wenn ihr euren Task editiert und ihr könnt außerdem jeder Farbe eine eigene Bezeichnung geben. Ich verwende die verschiedenen Arten von Arbeiten, die ich für die Erschaffung einer Geschichte durchlaufe, wie das Schaffen einer Welt, die Entwicklung von Charakteren und das Plotten der Geschichte.

Wenn ihr die Farben mit Namen versehen habt, die euch passend erscheinen, könnt ihr euren Aufgaben die entsprechenden Labels zuordnen.

Ihr könnt sogar mehr als ein Label für eine Aufgabe verwenden, was manchmal nützlich sein kann. Ich habe diese Möglichkeit schon verwendet, um bestimmte Aufgaben als besonders wichtig zu kennzeichnen. Natürlich könnt ihr solch eine Aufgabe auch einfach in die ‚Diese Woche‘ Spalte verschieben, doch ich versuche meine Wochenplanung so realistisch wie möglich zu planen (ich tendiere sowieso dazu zu überschätzen, was ich innerhalb einer Woche erledigen kann…). Mit dem ‚wichtig‘ Merkmal weiß ich, dass ich die jeweilige Aufgabe auf jeden Fall in der darauf folgenden Woche einplanen muss.

Plant und Verwendet euer Board

Habt ihr das alles erledigt, dann könnt ihr euer Board endlich produktiv verwenden. Verschiebt die Aufgaben, an denen ihr in ‚Diese Woche‘ bearbeiten möchtet in die entsprechende Spalte.

Nehmt ihr eine Aufgabe tatsächlich in Angriff, dann gehört sie in die Spalte ‚In Bearbeitung‘ und weiter zu ‚Erledigt‘, wenn sie abgeschlossen ist. Einfach, nicht wahr? Und doch habt ihr dadurch jederzeit ein klares Bild der aktuellen Situation.

Eine weiterer Vorteil der farbkodierten Aufgaben ist folgender: Wenn ihr alle Aufgaben einer Kategorie erledigt habt, dann macht einen mentalen Schritt zurück und betrachtet das Ergebnis. Habt ihr beispielsweise alle Aufgaben bezüglich der Erstellung von Charakteren erledigt, dann überlegt, ob ihr tatsächlich nichts und niemanden in dieser Kategorie vermisst. Dadurch gehen euch ggf. relevante To-Dos nicht verloren und ihr könnt sie eurer Aufgabenliste hinzufügen.

Wie ihr euch vielleicht vorstellen könnt, bietet Trello endlose Möglichkeiten zur Verwendung und ich habe euch heute lediglich eine Anwendung gezeigt. Eine Sache, die ich gelernt habe, ist, dass sich Boards weiter entwickeln. Wenn ihr eure tatsächlich verwendet, lernt ihr automatisch, was funktioniert und was nicht und könnt entsprechende Anpassungen machen. In manchen Projekten sind meine Aufgabenlisten so gigantisch, dass ich sie in separate Boards ausgelagert habe. Entsprechend der verwendeten Kategorien (Farben) führe ich in diesen Boards Listen um die Verwaltung der Aufgaben zu vereinfachen. Möchte ich eine der Aufgaben bearbeiten, so markiere ich sie farblich und trage die Aufgabe in ‚Diese Woche‘ meiner Projektplanung ein. Funktioniert einwandfrei.

Was ich noch ansprechen möchte ist die Möglichkeit mehrere Projekte innerhalb eines Boards zu managen. Ich würde davon abraten, denn mich zumindest überwältigt dies in mehr als nur einer Art. Ihr müsst beispielsweise aufpassen, dass ihr ähnliche Aufgaben nicht verwechselt und ihr verliert außerdem den Überblick, wo ihr bei den einzelnen Projekten steht. Ich lege lieber für jedes Projekt ein eigenes Board an. Es ist einfacher zu handhaben und leichter zu überblicken.

Ebenfalls erwähnenswert sind die Details, die einzelnen Aufgaben hinzugefügt werden können. Wenn ihr ein To-Do anklickt, dann öffnet sich ein Fenster in denen ihr eine Beschreibung, Kommentare und sogar Anhänge wie Bilder oder Dokumente hinzufügen könnt. Dies ist sehr nützlich, wenn ihr sicher gehen wollt, dass ihr wichtige Details nicht vergesst. Oder wenn ihr das Projekt mit einem anderen Autoren teilt. Es ist viel einfacher, zusätzliche Informationen anzuhängen, wenn eine Person die Aufgabe erstellt und eine andere Person die Ausführung übernimmt.

Falls ihr bereits einen Blick auf die Detailübersicht geworfen habt, wird euch vielleicht die ‚Checkliste‘ aufgefallen sein. Ja, ihr könnt eine Checkliste für einzelne Aufgaben anlegen, doch ich muss euch warnen. Ich habe in der Vergangenheit auf diese Funktion zurück gegriffen und für ein allgemein formuliertes To-Do wie ‚Nebencharaktere entwickeln‘ eine Checkliste aller Charaktere erstellt. Ein großer Nachteil ist die fehlende Anzeige der einzelnen Listenelemente in der Übersicht. Es wird lediglich die Information angezeigt, dass eine Aufgabe eine Checkliste beinhaltet. Dadurch kann es passieren, dass ihr solch eine Liste überseht oder dass ihr die Ausmaße einer Aufgabe unterschätzt. Was ich jedoch als weitaus störender empfinde ist die fehlende Beweglichkeit dieser Listenelemente. Diese könnt ihr nicht auf eurem Board einzeln bewegen, sondern lediglich die eigentliche Aufgabe. Habt ihr nun eine ganze Liste zu erstellender Charaktere, so kann es durchaus passieren, dass ihr dies nicht innerhalb einer Woche erledigen könnt. Schade aber auch.

Deshalb habe ich gelernt für jedes einzelne To-Do einen separaten Eintrag zu machen und Checklisten nur für wichtige Zusatzinformation oder Anforderungen zu verwenden. Oder ich lege ‚Nebencharaktere entwickeln‘ als Aufgabe mit der Checkliste aller Namen in meiner Aufgabenliste an, lege jedoch jeden Charakter als separate Aufgabe in ‚Dieser Woche‘ an, wenn ich an diesem arbeiten möchte. Dann kann ich das Listenelement abhaken, wenn es erledigt ist und behalte dennoch die Flexibilität meine Arbeitsobjekte von A nach B zu verschieben.

Falls ihr an mehr als einem Buchprojekt arbeitet, könnt ihr bereits erstellte Boards kopieren, was eine Menge Zeit spart! Viele der zu erledigenden Aufgaben wiederholen sich und die einzelnen Schritte beim Schaffen eines Buchs variieren nicht sonderlich, daher ist es einfach, das Bestehende wieder zu verwerten.

Wie sieht es aus? Verwendet ihr Trello für euer Projektmanagement? Was für Tipps könnt ihr mit uns teilen? Ich bin immer neugierig wie andere Menschen arbeiten und ich möchte sehr gerne von euch lernen 🙂 Bitte teilt uns eure Erfahrungen in den Kommentaren mit!

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